Mitgliederverwaltung leicht gemacht

Heute liefern wir euch zusätzlich einen tieferen Einblick in das cloudbasierte Programm und zeigen euch, wie man mit campai Mitglieder ganz einfach organisieren kann. Sichert euch dazu gerne unseren kostenlosen, vierzehntägigen Testzeitraum, um unsere Schritte nachvollziehen und ausprobieren zu können.

Mitgliederverwaltung leicht gemacht

Auf unserer Website und in unserem Blog haben wir euch vorgestellt, welche Funktionen alle dank der digitalen Vereinssoftware campai zur Verfügung stehen. Heute liefern wir euch zusätzlich einen tieferen Einblick in das cloudbasierte Programm und zeigen euch, wie man mit campai Mitglieder ganz einfach verwalten kann. Sichert euch dazu gerne unseren kostenlosen, vierzehntägigen Testzeitraum, um unsere Schritte nachvollziehen und ausprobieren zu können.

Alles beginnt auf dem übersichtlichen Dashboard

Wenn ihr campai startet und in die Mitgliederverwaltung klickt, erwartet euch zunächst das übersichtliche Dashboard mit allen wichtigen Daten zu eurem Verein. Hier könnt ihr direkt sehen, ob ihr ungelesene Nachrichten habt, welche Punkte ihr aufWiedervorlage gesetzt habt, ob es Eintritte oder Austritte gab und welcheGeburtstage und Jubiläen anstehen. Daneben erhaltet ihr auch Informationen überAltersverteilung und viele weitere strukturelle Daten.

 

Öffnet ihr sodann den Reiter Mitglieder, könnt ihr sehen unterschiedliche Gruppen des Mitgliederstatus erkennen. An erster Stelle stehen die aktiven Mitglieder, an zweiter Stelle die zukünftigen Mitglieder und an dritter Stelle eure ehemaligen Mitglieder. Nur, weil Personen aus dem Verein ausgetreten sind, heißt das ja schließlich nicht, dass ihr nicht mehr mit ihnen kommunizieren möchtet. Daher bieten wir euch im Vereinsverwaltungsprogramm natürlich die Möglichkeit, auch die Daten eurer ehemaligen Mitglieder zu erfassen. Dabei macht eine Trennung natürlich Sinn, weil an diese beispielsweise keine Beitragsabrechnungen mehr verschickt werden.

Mitglieder importieren

 

Befassen wir uns zunächst einmal mit dem Punkt der Verwaltung der aktiven Mitglieder. Wenn ihr euren Verein neu in campai anlegt, macht es natürlich Sinn, eure Mitglieder erstmal in die Verwaltungssoftware zu übertragen. Dazu könnt ihr entweder direkt unter dem Reiter Mitglieder auf Mitglieder importieren klicken, oder in der Mitgliederverwaltung auf die drei Punkte neben neues Mitglied und dann auf Mitglieder importieren. In beiden Fällen öffnet sich direkt danach ein Feld, in dem ihr eure Mitgliederdatei hochladen könnt. Damit habt ihr mit wenigen Klicks eure Stammdaten in campai erstmal importiert.

Nachstehend zeigen wir euch das nochmal mit einer Grafik:

Möglichkeit 1 über den Reiter Mitglieder
Möglichkeit 2 über das Dashboard aktive Mitglieder

Sobald ihr eure Mitgliederliste hochgeladen habt, könnt ihr eure Felder den unterschiedlichen Feldarten zuweisen, die in campai zur Verfügung stehen. Und das sind wirklich eine ganze Menge! In unserem Beispiel haben wir Testweise einfach nur Name, Vorname, Status des Mitglieds und den Geburtstag in Excel eingegeben und die Datei sodann in campai importiert. Wie ihr seht, bietet campai aber eine ganze Vielzahl an Feldern, sodass grundsätzlich alle Daten, über die ihr bereits verfügt, dem richtigen Feld zugefügt werden können. Zudem könnt ihr auch automatisch ein eigenes Feld erstellen, sollte das Gewünschte doch nicht dabei sein. Beispielhaft verfügt das Vereinsverwaltungsprogramm bereits unter anderem über folgende Feldarten: Anrede, Name, Vorname, Kontaktmethode,Adresse, Geburtsdatum, Zahlart, Status, Organisation, Mitgliedsnummer, Student, Familienmitglied, Rufnummer und viele, viele mehr.

Im Anschluss weist campai euch noch auf bestehende Probleme hin, wenn ihr auf weiter klickt. Danach müsst ihr euren Import nur noch überprüfen und bestätigen– und zack! Schon sind eure vorhandenen Mitgliedsdaten in campai integriert! Und das ohne viel Aufwand und mit wenigen Klicks auf der Grundlage eurer bereits vorhandenen Dateien. Super einfach, oder? Natürlich übernimmt das Programm dabei auch eure Mitgliedsnummern. Diese könnt ihr zusätzlich über den Punkt Mehr und Einstellungen verwalten und Nummernkreise festlegen. Das geht natürlich auch für die SEPA-Mandats-Referenz.

Wenn ihr mit dem Import eurer Mitglieder fertig seid, seht ihr über den Reiter Mitglieder sodann all eure importierten Mitglieder tabellarisch aufgelistet und könnt mit der weiteren Mitgliederverwaltung beginnen. Filter setzen, Nachrichten oder Rundschreiben verschicken, abweichende Zahler einstellen und Familienzugehörigkeiten verwalten – all dies könnt ihr mit campai blitzschnell erledigen. Wie das funktioniert, stellen wir euch im Folgenden dar.

Filter nutzen, um die Ansicht anzupassen

 

Oben in der Zeile könnt ihr sodann Filter auswählen oder neue Filter hinzufügen und damit eure Ansicht genau auf eure Bedürfnisse anpassen. Wählt ihr beispielsweise Tags, könnt ihr nach allen Tags filtern, die ihr beim Anlegen oder Importieren der Mitglieder benannt habt. Beispielsweise könntet ihr nach den Tags Ehrenmitglied, Student oder Trainer filtern. Das gleiche gilt für Abteilungen, falls es in eurem Verein unterschiedliche Abteilungen gibt.

Über Filter hinzufügen stehen euch auch Zahlungsart, Kontostand oder Kontaktdaten ganz einfach zur Verfügung. Denkt dabei daran, dass campai euch die Möglichkeit gibt, eure eigenen Tags passend zu euren Vereinsstrukturen zu wählen und den Mitgliedern zuzuordnen. So stellen wir sicher, dass ihr eure Strukturen jederzeit in campai wiederfindet. Dies könnt ihr bereits bei dem Import der Mitglieder erledigen, oder wenn ihr neue Mitglieder direkt im cloudbasierten System anlegt.

Die Pfeile neben Mitglied, Mitgliedschaft, Tags und den weiteren Feldarten dienen dazu, weitere Informationen aufklappen zu können. Klappt ihr beispielsweise den Pfeil neben Mitglied auf, erhaltet ihr alle Informationen, die auf dieMitglieder bezogen sind. Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum und noch viele mehr. So könnt ihr auf alle Informationen, die im Vereinsverwaltungsprogramm campai hinterlegt sind, ganz einfach zugreifen und gleichzeitig die Ansicht nach euren individuellen Bedürfnissen wählen. Das alles geht zudem mit wenigen Klicks kinderleicht und spricht für die Benutzerfreundlichkeit unserer cloudbasierten Software. Ganz rechts erhaltet ihr zudem ein Suchfeld, dank dem ihr schnell nach einem bestimmten Mitglied suchen könnt, falls ihr beispielsweisenach den Kontaktdaten sucht.

Natürlich könnt ihr auch hier direkt ein neues Mitglied anlegen, wenn ihr möchtet. Klickt dazu ganz einfach auf die blau Hinterlegte Schaltfläche. Es öffnet sich sodann rechts ein Fenster, in dem ihr direkt alle notwendigen Daten eintragen und in wenigen Minuten euer neues Mitglied in campai anlegen. Der erste Reiter befasst sich dabei allein mit den Mitgliedsdaten. Hier könnt ihr auch eine Familienzugehörigkeit angeben oder abweichende Zahler einstellen. Der zweite Reiter bietet euch unter Details noch weitere, zusätzliche Möglichkeiten, die euch die Vereinsverwaltung erleichtern werden. So könnt ihr hier Notizen hinzufügen, Nachrichten an das Mitglied einsehen, Wiedervorlagen erstellen und Unterlagen zu dem jeweiligen Mitglied hochladen. Damit habt ihr alle wichtigen Daten, die ihr für eure Vereinsverwaltung braucht, jederzeit im Blick. Natürlich werden euch Wiedervorlagen sodann auch auf dem Dashboard sofort angezeigt, damit ihr genau wisst, was ihr noch erledigen wolltet. Im Reiter Abrechnung stellt ihr zudem ganz einfach die Zahlungsart ein. So habt ihr alle Informationen direkt auf einem Blick.

Bei der Gestaltung hast du die Möglichkeit alles vom Hintergrund, Bild oder auch Texten mit allen Platzhaltern einzufügen. Zusätzlich gibt es verschiedenen Codes, die du generieren kannst und die dazugehörigen Informationen, die in diesem Code enthalten sein sollen, sodass sie beim Abscannen die Informationen anzeigen.

 

Bei bereits vorhandenen Mitgliedern könnt ihr all diese Daten einfach ziehen, wenn ihr einfach auf den Namen des Mitglieds klickt. Dann werden euch Daten, Detailsund alles zur Abrechnung sofort angezeigt. Besonders praktisch ist dies auch, wenn ihr den Nachrichtenverlauf mit diesem Mitglied nachvollziehen wollt. Wollt ihr die Daten lieber direkt alle auf einem Blick haben, klickt einfach auf die Schaltfläche„Alle ausklappen“ und lasst euch die Informationen zu diesem Mitglied anzeigen. 

Mitglieder leicht und schnell verwalten

Neben der Schaltfläche Neues Mitglied findet ihr zudem weitere Schaltflächen in einer Aktionsleiste, mit denen ihr eure Mitglieder ganz einfach mit wenigen Klicks in campai verwalten könnt. Mit Nachrichten und Rundschreiben könnt ihr ganz einfach an eine beliebige Zahl der Mitglieder eben diese versenden. Markiert entweder alle Mitglieder, wenn ihr die Nachricht im ganzen Verein versenden wollt, oder wählt ein bzw. mehrere Mitglieder

Nach einem Klick auf diese Schaltfläche und den Punkt Nachricht versenden öffnet sich ein Fenster, in dem ihr eure Nachricht eingeben könnt. Wenn ihr fertig seid und auf „Weiter“ klickt, öffnet sich sodann die Auswahl der der Kommunikationsart, die für das Mitglied voreingestellt ist. Solltet ihr mehrere Mitglieder mit unterschiedlichen Kommunikationsarten gewählt haben, seht ihr sodann eine Übersicht, wie eure Nachricht verschickt wird.

Im Fall des Briefversandes erkennt ihr direkt, welche Kosten durch den Versanddienstleister auf euch zukommen. Wir von campai erheben dafür keine extra Beiträge, ihr bezahlt nur das, was euch der Versanddienstleister sowieso berechnen würde. Dazu könnt ihr einfach euer Guthaben aufladen. Natürlich könnt ihr euch vorab auch eine Vorschau eures Briefes anzeigen lassen, um sicherzugehen, dass alles seine Richtigkeit hat.

 

Wählt ihr stattdessen das Rundschreiben, erscheint ebenfalls ein neues Fenster mit den vielen Möglichkeiten, in campai ein neues Rundschreiben zu erstellen, auf alte Vorlagen zuzugreifen oder automatisierte Nachrichten zu verschicken. Wenn ihr ein neues Rundschreiben verschickt, bietet campai euch die Möglichkeit, dieses an alle Mitglieder oder an alle Kontakte bzw. sortiert nach euren Abteilungen im Verein zu versenden. Natürlich könnt ihr euch versendete Rundschreiben und Nachrichten auch hier jederzeit anzeigen lassen, um über die Kommunikation den Überblick zu behalten. Dies werden wir euch im Punkt Kommunikation noch weiter vorstellen.

Neben dem Reiter Nachrichten und Rundschreiben findet ihr sodann den Reiter Rechnung erstellen. Auch hier wählt ihr erstmal wieder die betroffenen Mitglieder aus. Klickt ihr sodann auf den Reiter, öffnet sich ein neues Fenster und der Rechnungseditor poppt auf. Sollte das Mitglied einen alternativen Zahler eingestellt haben, erhaltet ihr darüber zudem eine Mitteilung, damit ihr euch nicht wundert, dass der Empfänger plötzlich ein anderer ist als das Mitglied, das ihr ursprünglich ausgewählt habt. Danach könnt ihr ganz einfach eure jeweilige Rechnung erstellen. Oben in der Leiste könnt ihr dabei zudem sehen, dass campai jetzt automatisch in die Funktionen der Beiträge, Abrechnung und Buchhaltung gewechselt hat. Dank dieser intuitiven Funktion seht ihr immer direkt, welche weiteren Features euch zur Verfügung stehen.

Mit der Massenbearbeitungsfunktion schnell Änderungen durchführen

 

Im nächsten Reiter findet ihr die überaus wichtige Massenbearbeitungsfunktion. Wenn ihr Daten eurer Mitglieder ändern wollt, müsst ihr dies mit campai natürlich nicht einzeln nacheinander machen. Egal, wie viele Mitglieder ihr habt, das wäre eine Sisyphusarbeit, die wir euch natürlich ersparen wollt. Markiert einfach eure Mitglieder, öffnet die Funktion und nehmt die notwendigen Änderungen bei allen Mitgliedern vor, die betroffen sind. Ob ihr Beiträge hinzufügen oder entfernen, Tags entfernen oder Abteilungen oder Zahlungsarten ändern wollt, diese Funktion erlaubt es euch, mit einem Klick viele Änderungen auf einmal vorzunehmen. Damit seid ihr mit unserem Vereinsverwaltungsprogramm jederzeit flexibel, wenn sich Neuerungen oder Änderungen ergeben und spart euch dafür Zeit und Aufwand.

  

Mit dem nächsten Reiter erleichtern wir euch noch das Anlegen neuer Mitglieder. Ihr könnt nämlich die Daten eines bereits vorhandenen Mitglieds ganz einfach duplizieren. Insbesondere bei Familienmitgliedern wird auch das die Arbeit deutlich erleichtern. Mit dem letzten Reiter könnt ihr sodann ausgewählte Mitglieder noch ganz einfach löschen, falls diese beispielsweise aus euremVerein ausgestiegen sind und die Daten gelöscht werden sollen.

Mit den anschließenden drei Punkten erhaltet ihr sodann noch die Möglichkeit, eure Mitglieder nach Excel zu exportieren, die Bestandsmeldung an den LSB durchzuführen oder wie bereits geschildert Mitglieder zu importieren. Insbesondere die noch neue Funktion der Bestandsmeldung erleichtert euch die Vereinsverwaltung natürlich enorm. Die gleichen Funktionen stehen euch ebenfalls für ehemalige Mitglieder zur Verfügung, sodass ihr auch diese leicht kontaktieren könnt. Daneben findet ihr unter dem Reiter gemäß euren Vereinsstrukturen unterschiedliche Abteilungen wieder, beispielsweise Ehrenmitglieder, Lastschriftzahler und weitere.

 

Mit campai ganz einfach zwischen Mitgliedern und Kontakten unterscheiden

Nicht jede Person, mit der ihr im Kontakt steht, ist gleichzeitig auch Mitglied in eurem Verein. Partner, Sponsoren und sonstige Kontakte sollen ebenfalls mit ihren Daten hinterlegt werden, damit ihr schnell auf diese zurückgreifen und mit ihnen kommunizieren könnt. Neben dem Reiter Mitglieder findet ihr daher auch den Reiter Kontakte, dessen Funktionen dem Grunde nach ähnlich sind wie in der klassischen Mitgliederverwaltung.

Auch hier könnt ihr selbstverständlich bereits bestehende Kontaktlisten genauso einfach in das Vereinsverwaltungsprogramm campai integrieren. Filterfunktionen und Tags stehen euch wie in der Mitgliederverwaltung zur Verfügung, und auch ein Export bzw. die Bestandsmeldung an den LSB ist grundsätzlich möglich.

Auch die übrigen Funktionen, die wir euch bereits in der Mitgliederverwaltung vorgestellt haben (Nachrichten/Rundschreiben versenden, Rechnung erstellen, Massenbearbeitungsfunktion, Duplikation und Kontakt löschen) sind natürlich für die Verwaltung eurer Kontakte ebenfalls enthalten.

Uns war es jedoch wichtig, diese beiden Personengruppen zu trennen, um euch zu ermöglichen, jederzeit frei auszuwählen, ob ihr beispielsweise eine Nachricht nur an eure Mitglieder oder auch an eure Kontakte senden wollt. Auch bei den Bestandsmeldungen ist die Trennung dieser unterschiedlichen Personengruppen sinnvoll. Mit campai erhaltet ihr daher eine exzellente Möglichkeit, alle Personen, die in eure Vereinsarbeit involviert sind, kinderleicht und mit wenigen Klicks zu verwalten.

Ganz einfach eigene Felder und Tags erstellen

Neben der Möglichkeit, eigene Ansichten und Filter zu setzen, bieten wir euch in unserem Vereinsverwaltungsprogramm campai natürlich auch die Möglichkeit, eure eigenen Tags und Felder zu erstellen. Tags könnt ihr dabei schon ganz einfach bei dem Mitgliederimport anlegen. Für Felder geht ihr oben in der Leiste einfach auf „Mehr“ und auf „Einstellungen“. Danach öffnet sich ein neuesFenster, indem ihr unter anderem auch Benutzerrechte zuweisen und Abteilungen einsehen könnt.

Hier findet ihr dann links den Reiter Eigene Felder, mit dem ihr eure ganz eigenen Felder kreieren könnt. Dabei könnt ihr bereits zu Beginn wählen, ob ihr neue Felder für die Gruppe Mitglieder oder Kontakte anlegen wollt, oder ob ihr sogar eine neue Gruppe gründen wollt, beispielsweise für ehrenamtliche Mitglieder.

Ihr findet hier unter jeder Kategorie leere Feldnamen, die ihr frei vergeben könnt. Bei der Feldart könnt ihr dann noch zwischen Text, Ja/Nein, Datum, Zahl und Auswahl unterscheiden. Mit den drei Punkten könnt ihr zudem auswählen, ob das Feld mehrzeilig sein soll oder nicht. Natürlich könnt ihr auch Felder löschen, die ihr nicht benötigt. So generiert ihr ganz einfach eure eigenen Felder, nach denen ihr sodann problemlos über die Mitgliederliste filtern könnt. Damit sichern wir euch die Möglichkeit, eure individuellen Vereinsstrukturen exzellent abzubilden – und das ganz einfach mit wenigen Klicks!

Jederzeit von einem exzellenten Kundenservice profitieren

Wir hoffen, euch mit diesem Beitrag dargelegt zu haben, welche hochwertigen Features euch dank campai für eure Mitgliederverwaltung zur Verfügung stehen. Wie ihr erkennen könnt, lassen sich alle mit wenigen Klicks absolut übersichtlich nutzen. Damit kann grundsätzlich jeder unser cloudbasiertes Vereinssoftware bedienen.

Zudem liefern wir euch viel Freiraum, eure eigenen Strukturen in campai zu integrieren. Egal, ob ihr Mitglieder importieren oder eure eigenen Tags erstellen wollt: mit campai ist das alles gar kein Problem! Alle Daten aus der Mitgliederverwaltung werden dabei natürlich auch für die weiteren Features Kommunikation, Beiträge und Buchhaltung genutzt.

Solltet ihr doch einmal Fragen haben, während ihr euren Verein mit campai verwaltet, könnt ihr euch jederzeit auf unseren engagierten und zuverlässigen Kundenservice verlassen, der euch mit Rat und Tat zur Seite steht. Auch über euer Feedback freuen wir uns jederzeit, weil wir mit euch zusammen als Partner in die digitale Zukunft starten wollen. Als cloudbasierte Software könnt ihr campai jederzeit an jedem Ort und von jedem internetfähigen Gerät nutzen. Die responsive Ansicht sieht sowohl auf dem Desktop-PC, Laptop, Tablet und Smartphone einfach gut aus.

Worauf wartet ihr noch? Startet noch heute mit eurem vierzehntägigen, kostenlosen Testzeitraum und überzeugt euch selbst davon, wie einfach, effizient und zukunftsfähig die Mitgliederverwaltung dank campai ist!

Matthias Tausch

Leiter Sales & Support

"Als Vereinsmensch möchte ich meine Erfahrungen an die Vereine weitergeben, damit Sie sich erfolgreich in der Zukunft aufstellen können!"

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