Kunde: Freak City Bamberg

Der Freak City Bamberg e.V. ist als offizieller Kooperationspartner für alle Jugendaktivitäten des neunmaligen deutschen Meisters Brose Bamberg verantwortlich.

Das Motto „Nachwuchs begeistern & fördern“ begleitet uns bei der täglichen Arbeit – vom Kindergarten über Camps bis hin in die Bundesliga. Die nächste Generation nachhaltig für Sport zu motivieren, dieser insbesondere den Basketballsport näher zu bringen und daran zu binden sowie sich gleichzeitig sozial zu engagieren, ist die Kernaufgabe des Vereins.

Die tägliche Arbeit des Freak City Bamberg e.V. basiert auf vier Säulen: Schulsport, Breitensport, Soziales und Jugendleistungssport. Mit der Arbeit im Kindergarten und in der Grundschule wird der Grundstein gelegt. In diesem Bereich kooperieren wir derzeit mit circa 45 Kindergärten und Grundschulen in Bamberg und den angrenzenden Landkreisen Coburg, Forchheim, Hassberge, Ebern, Lichtenfels und Kronach. Wir motivieren so rund 800 Kinder wöchentlich für Sport und Bewegung. Dank des Engagements im Breitensport können Kinder und Jugendliche regelmäßig an Sport- und Basketballevents teilnehmen und bleiben so stets am Ball. Nachwuchstalente gehen in den Jugend- und Nachwuchsbundesligen auf Korbjagd und werden zielgerichtet auf dem Weg in den professionellen Basketball unterstützt. Zudem nimmt der Freak City Bamberg e.V. eine karitativ wichtige Rolle ein und ist in eine Vielzahl von sozialen Projekten involviert, um sich der gesellschaftlichen Verantwortung zu stellen und Werte aus dem Sport zu vermitteln.

Mit den Brose Bamberg Dancers verfügt der Verein über ein weiteres Aushängeschild, das das übergeordnete Vereinsziel hervorragend neuinterpretiert und zur Interaktion einlädt.

Ausgangslage

Die Vereinsarbeit wurde vor der Umstellung auf campai über ein veraltetes Mitgliederverwaltungsprogramm abgebildet. Die Bedienung und der Export von Daten & Listen gestaltete sich sehr umständlich und das Programm war daher nicht wirklich auf die Bedürfnisse und Anforderungen unseres Vereins zugeschnitten. Die Kommunikation mit den Mitgliedern erfolgte via separatem Newsletter-Programm. Der Einzug von Beiträgen und Gebühren lief ebenfalls über Excel-Listen, die in mühsamer Kleinarbeit zusammengestellt werden mussten. Die Anmeldung zu unseren Camps und Veranstaltungen wurde über Mails und dem Einscannen von ausgefüllten Anmeldeformularen abgewickelt. Die gesammelten Daten mussten dann ebenfalls händisch in die entsprechenden Listen übertragen werden.

Ansprüche

Mit dem Wechsel zu campai, wollten wir zukünftig ein cloud basiertes Tool für die Mitgliederverwaltung nutzen, welches sich unkompliziert bedienen lässt und dem Nutzer zusätzliche eine schnelle Übersicht über alle relevanten Bereiche verschafft. Die Kommunikationsmöglichkeiten per Newsletter, Brief usw. sollten ebenfalls in einem Tool gebündelt werden und der Versand von Rundmails direkt aus dem Programm heraus möglich sein. Darüber hinaus sollten Mitgliedsbeiträge ohne lästigen Verwaltungsaufwand eingezogen werden können. Der Anmeldeprozess zu Events und Camps sollte ebenfalls digitalisiert werden.

Nach der Umsetzung mit campai

Mit der Umstellung auf campai haben wir unsere Arbeitsabläufe in der Mitgliederverwaltung definitiv vereinfacht und beschleunigt. Wir sparen so einiges an Arbeitszeit. Es müssen beim Austritt eines Mitglieds beispielsweise keine separaten Kündigungsschreiben mehr erstellt werden, da wir dem Mitglied beim Austritt eine automatische generierte Mail zukommen lassen. Die Bedienung und Handhabung von campai ist sehr intuitiv und unsere jährlich neu ankommenden Freiwilligendienstler, die das Programm ebenfalls nutzen, benötigen in dieser Hinsicht keine Einarbeitungszeit mehr. Gleichzeitig stehen uns mit dem Kommunikationstool neben der Newsletter-Funktion mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um mit unseren Mitgliedern in Kontakt zu treten bzw. zu bleiben.

Die Anmeldungen zu unseren Feriencamps und Mitglieder-Events laufen nun komplett digital über die Formulare und wir ersparen uns das mühsame Abtippen in Excel-Listen. Die Teilnehmer müssen daher auch keine Anmeldeformulare mehr ausdrucken und händisch ausfüllen.

Mit campai haben wir eine Cloud-Lösung gefunden, die sich auch dank der aktiven Community stetig weiterentwickelt und mit neuen Features ergänzt wird. Wir können es daher nur jedem Verein empfehlen, welcher den nächsten Schritt im Bereich der digitalen Mitgliederverwaltung gehen möchten.