Vorstandssitzung: Einladung, Ablauf, Frist & Protokoll

Damit das Vereinsleben reibungslos funktioniert, müssen wichtige Themen regelmäßig besprochen und Beschlüsse gefasst werden. Der Vorstand, der den Verein gesetzlich vertritt, lädt deshalb in festgelegten Abständen zu einer Vorstandssitzung ein. In diesem Artikel erfährst du, wie eine Vorstandssitzung im Verein abläuft, wie die Einladung fristgerecht erfolgt, welche Anforderungen bei der Einberufung zu beachten sind und wie das Protokoll erstellt wird. Außerdem erhältst du eine praktische Checkliste, mit der du jede Vorstandssitzung effizient vorbereiten kannst, auch in virtueller Form.

Was ist eine Vorstandssitzung?

Eine Vorstandssitzung ist ein Treffen des Vereinsvorstands, bei dem wichtige Entscheidungen für den Verein besprochen und beschlossen werden. Sie kann vor Ort oder virtuell stattfinden und richtet sich nach den Regeln der Vereinssatzung.

Eine Vorstandssitzung ist die offizielle Zusammenkunft des Vorstands eines Vereins, um Angelegenheiten zu beraten, Beschlüsse zu fassen und die strategische Ausrichtung des Vereins zu steuern. Sie dient sowohl der Klärung organisatorischer Fragen, wie etwa die Genehmigung von Ausgaben, die Planung von Vereinsveranstaltungen oder die Lösung interner Konflikte, als auch der Erfüllung gesetzlicher und satzungsgemäßer Pflichten. Die Einladung zur Vorstandssitzung muss fristgerecht und in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Vereinssatzung erfolgen. Neben den gewählten Vorstandsmitgliedern sollten auch weitere Funktionsträger wie der Kassenwart oder Beisitzer einbezogen werden, sofern dies in der Satzung vorgesehen ist. Vorstandssitzungen können in Präsenz, hybrid oder als virtuelle Vorstandssitzung abgehalten werden, solange die Teilnahme aller stimmberechtigten Vorstandsmitglieder gewährleistet ist. Wichtig ist die klare Abgrenzung zur Mitgliederversammlung, die alle Vereinsmitglieder umfasst.

Teilnehmer der Vorstandssitzung

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) verpflichtet Vereine dazu, mindestens eine Person als Vorstand zu ernennen. Es macht in der Praxis allerdings Sinn, mehrere Personen als Vereinsvorstand einzusetzen. Häufig gibt es einen ersten Vorsitzenden, einen zweiten bzw. stellvertretenden Vorsitzenden sowie einen Kassenwart. Diese Personen führen die Geschäfte des Vereins und vertreten ihn nach außen.

Ein erweiterter Vorstand kann um verschiedene Aufgabenbereiche ergänzt werden. So können beispielsweise Schriftführer, Beisitzer, Jugendwarte usw. ernannt werden. Wichtig ist nur, dass alle Vorstandsmitglieder in die Vorstandssitzung eingeladen werden.

Einladung zur Vorstandssitzung und Fristen

Die Einladung zur Vorstandssitzung muss in der Form und innerhalb der Frist erfolgen, die in der Vereinssatzung festgelegt ist. Nur so sind die Beschlüsse rechtlich wirksam.

Eine rechtssichere Einladung zur Vorstandssitzung richtet sich immer nach den Bestimmungen der Vereinssatzung. Diese legt fest, in welcher Form (schriftlich, per E-Mail, über Vereinssoftware) und innerhalb welcher Frist die Einladung versendet werden muss. Häufig beträgt diese Frist zwischen sieben und vierzehn Tagen, kann aber je nach Verein variieren. Wird die Frist nicht eingehalten, kann dies zur Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse führen.

In der Einladung sollten die Tagesordnungspunkte (TOP) klar aufgeführt werden, damit alle Vorstandsmitglieder ausreichend Zeit zur Vorbereitung haben. Es empfiehlt sich, zusätzlich das Protokoll der letzten Vorstandssitzung beizulegen, um offene Punkte transparent zu machen.

Für eine effiziente Organisation nutzen viele Vereine digitale Tools oder Vereinssoftware, mit der sich Einladungen automatisiert und fristgerecht verschicken lassen. So wird sichergestellt, dass die Einladung zur Vorstandssitzung nicht nur formell korrekt, sondern auch termingerecht zugestellt wird.

Vorstandssitzung einberufen

Eine Vorstandssitzung einberufen bedeutet, den Vorstand offiziell zu einer Sitzung einzuladen, um wichtige Vereinsangelegenheiten zu besprechen und Beschlüsse zu fassen.

Das Einberufen einer Vorstandssitzung erfolgt in der Regel durch den oder die Vorsitzende, kann aber abhängig von der Vereinssatzung, auch von anderen Vorstandsmitgliedern initiiert werden. Die Vereinssatzung regelt genau, wer eine Sitzung einberufen darf, in welcher Form dies geschehen muss und welche Fristen einzuhalten sind. Meist wird die Einladung schriftlich, per E-Mail oder über eine Vereinssoftware verschickt.

Der Ablauf der Einberufung umfasst in der Regel folgende Schritte: Festlegung des Termins, Auswahl des Sitzungsortes (oder der digitalen Plattform bei virtuellen Sitzungen), Erstellung der Tagesordnungspunkte (TOP) sowie Beifügung relevanter Unterlagen wie das Protokoll der letzten Vorstandssitzung. Die Tagesordnung sollte so gestaltet sein, dass alle Mitglieder ausreichend Vorbereitungszeit haben und die Sitzung effizient durchgeführt werden kann.

Eine ordnungsgemäße Einberufung ist wichtig, um sicherzustellen, dass die gefassten Beschlüsse rechtlich wirksam sind. Werden formale Vorgaben wie die Einladungsfrist oder die vorgeschriebene Form nicht eingehalten, kann dies zu einer Anfechtung der Beschlüsse führen. Deshalb empfiehlt es sich, die Einberufung der Vorstandssitzung sorgfältig zu dokumentieren.

Virtuelle Vorstandssitzung

Eine virtuelle Vorstandssitzung ist eine Online-Zusammenkunft des Vereinsvorstands, bei der alle Mitglieder per Video- oder Telefonkonferenz teilnehmen und Beschlüsse fassen.

Eine virtuelle Vorstandssitzung bietet Vereinen die Möglichkeit, Sitzungen ortsunabhängig und flexibel durchzuführen. Sie erfolgt in der Regel per Videokonferenz über Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams oder ähnliche Tools. Rechtlich ist eine virtuelle Durchführung nur zulässig, wenn sie in der Vereinssatzung ausdrücklich erlaubt ist oder alle Vorstandsmitglieder ihr zustimmen. Fehlt eine entsprechende Regelung, kann es erforderlich sein, vorab eine Satzungsänderung zu beschließen.

Der Ablauf einer virtuellen Vorstandssitzung unterscheidet sich inhaltlich kaum von einer Präsenzsitzung: Die Einladung muss fristgerecht erfolgen, die Tagesordnungspunkte (TOP) werden vorab verschickt und während der Sitzung besprochen, und alle Beschlüsse werden im Protokoll der Vorstandssitzung festgehalten. Wichtig ist, dass die technische Durchführung zuverlässig funktioniert und die Identität der Teilnehmer gesichert ist, um die Beschlussfähigkeit zu gewährleisten.

Virtuelle Vorstandssitzungen sparen Zeit und Reisekosten, ermöglichen eine höhere Flexibilität und sind besonders bei überregionalen Vorständen oder in Ausnahmesituationen wie Pandemien sinnvoll. Dennoch sollten Vereine klare Regeln für den Ablauf und die Dokumentation festlegen, um die Rechtssicherheit und Transparenz zu wahren.

Ablauf der Vorstandssitzung

Der Ablauf einer Vorstandssitzung beginnt mit einer fristgerechten Einladung und endet mit der Dokumentation aller Beschlüsse im Protokoll. Dazwischen werden Tagesordnungspunkte besprochen, Rollen verteilt und Entscheidungen nach den Regeln der Vereinssatzung getroffen.

Eine Vorstandssitzung folgt meist einem festen Schema, das sich an der Vereinssatzung orientiert. Zunächst verschickt der Vorstand die Einladung in der vorgeschriebenen Form und innerhalb der dort festgelegten Frist. In der Einladung sollten die Tagesordnungspunkte (TOP) klar genannt werden, damit sich alle Teilnehmenden vorbereiten können. Häufig wird auch das Protokoll der letzten Vorstandssitzung beigelegt, um offene Punkte transparent zu machen.

Zu Beginn der Sitzung werden die Rollen verteilt. In der Regel leitet oder moderiert der Vorsitzende die Sitzung. Ein Schriftführer protokolliert alle Ergebnisse, während eine weitere Person die Zeit im Blick behält, um Diskussionen effizient zu gestalten. Bei einem Vorstand mit mehreren Mitgliedern sind die gesetzlichen Vorschriften aus § 28, § 32 und § 34 BGB zu beachten; besteht der Vorstand nur aus einer Person, entfallen diese Regelungen.

Im Hauptteil der Vorstandssitzung werden die Tagesordnungspunkte nacheinander besprochen. Es ist sinnvoll, jedem Punkt einen Verantwortlichen zuzuordnen, um die Umsetzung zu sichern. Anschließend werden alle Ergebnisse und Beschlüsse im Protokoll festgehalten. Wichtige Entscheidungen sollten zusätzlich gesondert dokumentiert werden, um sie den Vereinsmitgliedern und Ehrenamtlichen nachvollziehbar darzulegen. Dabei ist zu beachten, dass vertrauliche Informationen nicht veröffentlicht werden.

Protokoll der Vorstandssitzung

Das Protokoll der Vorstandssitzung ist das offizielle Dokument, in dem alle Tagesordnungspunkte, Diskussionen, Beschlüsse und Ergebnisse einer Sitzung festgehalten werden. Es dient als verbindliche Grundlage für die Nachverfolgung von Aufgaben und die transparente Information der Vereinsmitglieder.

Ein vollständiges Protokoll der Vorstandssitzung enthält neben den behandelten Tagesordnungspunkten auch die wesentlichen Diskussionen, gefassten Beschlüsse sowie deren Verantwortliche und Fristen. Für die Protokollierung sollte eine Person bestimmt werden, die sorgfältig arbeitet und den Ablauf genau dokumentiert. Vor Beginn jeder Sitzung empfiehlt es sich, das Protokoll der vorherigen Vorstandssitzung durchzugehen. So lässt sich prüfen, welche Aufgaben seitdem erfüllt wurden und welche offenen Punkte erneut auf die Tagesordnung gesetzt werden müssen.

Am effizientesten wird das Protokoll direkt digital, beispielsweise auf einem Laptop, mitgeschrieben. Dadurch können Beschlüsse sofort erfasst, Änderungen unkompliziert eingearbeitet und das fertige Dokument direkt nach der Sitzung per E-Mail an alle Vorstandsmitglieder verschickt werden. Das erhöht Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Besonders praktisch ist die Nutzung einer Vereinssoftware mit hinterlegter Mustervorlage für das Protokoll der Vorstandssitzung. Damit steht bei jeder Sitzung eine einheitliche Struktur zur Verfügung, die Zeit spart und die Qualität der Dokumentation sicherstellt.

Die 6 häufigsten Fallen bei Vorstandssitzungen

Das Gesetz hat einige Regelungen bezüglich des Vorstands und der Vorstandssitzung aufgestellt. Allerdings hat auch die Satzung eine große Aussagekraft. Dennoch kommt es immer wieder zu Problemen bei der Organisation und Planung von Vorstandssitzungen. Wir haben die 6 häufigsten Fallen zusammengetragen:

1. Die Satzung enthält keine Regelungen

Zwar laufen Vorstandssitzungen wie Mitgliederversammlungen ab und können daher nur in Form einer Präsenzsitzung mit starren Regeln durchgeführt werden. Allerdings hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, dass von vielen Regeln abgewichen werden kann, falls die Satzung dies bestimmt. Daher sollte auf die Satzung besonders großen Wert gelegt werden.

2. Es gibt keine Alternative zur Präsenzsitzung

In der Satzung können alternative Regelungen zur Beschlussfassung im Vorstand außerhalb einer Vorstandssitzung festgelegt werden. So sind je nach Regelung beispielsweise das schriftliche Umlaufverfahren per E-Mail oder Telefon- und Videokonferenzen möglich.

3. Es gibt keine klaren Regeln zur Einberufung der Vorstandssitzung

Ein Vorstandsbeschluss kann nur dann wirksam sein, wenn zur Vorstandssitzung alle Mitglieder des Vorstands ordnungsgemäß eingeladen wurden und der Beschlussgegenstand in der Tagesordnung angekündigt wurde. Wenn gegen diese Grundsätze verstoßen wird, kann der Beschluss als nichtig erklärt werden.

4. Der Vorstand ist nicht beschlussfähig

Die Beschlussfähigkeit des Vorstands ist essenziell für die Vorstandssitzung. Daher sollte die Satzung die Voraussetzungen klar regeln.

5. Die Abstimmungsmehrheit wird nicht beachtet

Bei einer Abstimmung in der Vorstandssitzung gilt das Mehrheitsprinzip. Jedes Vorstandsmitglied hat eine Stimme. Stimmengleichheit bedeutet Ablehnung. Alternativ kann die Satzung etwas anderes regeln.

6. Vorstandsmitglieder sind vom Stimmrecht ausgeschlossen

Wenn ein Vorstandsmitglied persönlich durch einen Vorstandsbeschluss betroffen ist, greift § 34 BGB – es ist vom Stimmrecht ausgeschlossen. Wenn das Mitglied dennoch an der Beschlussfassung teilnimmt, gilt der Beschluss als nichtig.

Checkliste für Vorstandssitzungen

Wir von campai haben eine Checkliste für Vorstandssitzungen im Verein vorbereitet. Diese lässt sich ebenfalls ganz einfach in einer Vereinssoftware wie campai abspeichern, um immer zu wissen, was es vor einer Vorstandssitzung zu tun gibt:

1. Vorstandsmitglieder rechtzeitig abfragen (z. B. per E-Mail): Welche Tagesordnungspunkte sollten in der nächsten Sitzung behandelt werden?
2. Räumlichkeiten für die Sitzung organisieren und reservieren bzw. Videokonferenzraum bei virtuellen Sitzungen bereitstellen und Zugangsdaten verschicken
3. Einladung versenden: Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung (Form und Fristen der Einladung gemäß Vereinssatzung oder Geschäftsordnung berücksichtigen)
4. Moderator für die Vorstandssitzung ernennen
5. Protokollführung organisieren
6. Beschlussfähigkeit gemäß Satzung oder Geschäftsordnung prüfen
7. Beginn der Sitzung: Abfragen, ob weitere TOP erforderlich sind oder einige TOP inzwischen hinfällig sind
8. Dauer der Sitzung sowie Pausenzeiten festsetzen
9. Nachfrage, ob Anwesende die Sitzung früher verlassen müssen und ggf. Umstellen der Tagesordnungspunkte
10. Diskussionsregeln festlegen: Smartphones ausschalten, Redezeitbegrenzungen einhalten usw.
11. Weiterhin offene Punkte im aktuellen Protokoll festhalten
12. Vor oder nach der Vorstandssitzung: Informeller Austausch der Mitglieder

Fazit

Die Vorstandssitzung ist ein wichtiger Termin für Vereine. Es werden wichtige Angelegenheiten besprochen, die in der Regel das gesamte Vereinsleben betreffen. Mit unserer Checkliste sind Vorstandsmitglieder optimal darauf vorbereitet und können problemlos ihren Aufgaben als gesetzliche Vertreter des Vereins nachkommen.