Vereinsanalyse anhand der SWOT-Analyse

Jeder hat die SWOT-Analyse schon einmal gehört, aber oftmals wird sie nicht umgesetzt, weil Vereinsmenschen mit dem Wort Analyse einen zähen Prozess und eine undankbare Aufgabe sehen, die Zeit, Energie und Nerven kostet, die lieber in augenscheinlich wichtigeren Tätigkeiten investiert werden. Vereinsmenschen sind neben ihrer Arbeit oftmals ca. 5 Stunden in der Woche für ihren Verein aktiv und ehrenamtlich engagiert. Da bleibt nicht viel Zeit, umfundierte und ausgeklügelte Analysen durchzuführen. Die Zeit ist zu knapp und die Dringlichkeiten zu groß. Es ist nachvollziehbar, dass vermeintliche Umsetzungsaufgaben wichtiger sind, als Grundlagen zu legen. Es bleibt aber ein Fehler und zeugt von fehlender Kompetenz und Wissen, um den Verein nachhaltig erfolgreich aufzustellen. Was wäre eine Strategie ohne Grundlage? Firmen investieren in ihre Gründung oder in Strategien Monate, um alle Informationen und Grundlagen einzuholen, zu sammeln und auszuwerten. Die Informationen und das Wissen bilden das Fundament einer erfolgreichen Entwicklung. Warum sieht der Vereine das nicht und versucht immer noch das Problem zu lösen und beschäftigt sich nicht mit der Ursache. Schauen wir uns den Effekt der SWOT-Analyse für den Verein an und ebenfalls den Aufwand und die praktische Umsetzung einer Analyse in den täglichen Alltag.

Definition SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse setzt sich aus den englischen Buchstaben S für Strength, W für Weaknesses, O für Opportunities und T für Threats. In der Übersetzung auf Deutsch bedeutet das:

• Stärken
• Schwachen
• Chancen
• Risiken

Sie beinhalten zwei Betrachtungsweisen, welche immer zwei Perspektiven in die Betrachtung einfließen lassen.

• Interne Faktoren (Personal, Wissen, Ressourcen, Equipment usw.)
• Externen Faktoren (Trends, Demographie, Konkurrenz, Recht usw.)

Diese Faktoren äußern sich dann in einer Matrix, die sich auf die Interne und externe Vereinssituation beziehen und diese entweder positiv oder negativ darstellen lassen, siehe Abbildung.

Die Basis der SWOT-Analyse

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Der große Vorteil ist, dass jeder Vereinsmensch viele Punkte direkt im Kopf, sobald die Frage konkret ist. Im nächsten Schritt möchten wir dir weitere Fragestellungen an die Hand geben, die dir dabei helfen sollen, die einzelnen Bereiche stärker auszudifferenzieren und tiefer in die Bereiche einzutauchen.

Vorgehensweise und Fragestellung zur SWOT-Analyse

Es gibt umfangreiche Vereinsanalysen die sich mit Hilfe von Skalenmodellen abbilden lassen und dir einen Gesamtüberblick geben. Ziel ist es jetzt, dass wir uns die vier Bereiche anschauen und die richtigen Fragen stellen. Lass uns mit dem ersten Bereich starten.

Stärken

Dieser Bereich sollte dir leichtfallen, aber oftmals ist genau das Gegenteil der Fall. Die Stärken zu bestimmen und so richtig vom Leder zu lassen warum der Verein so besonders ist, dass fällt oft schwer. Oftmals fallen klassische Worte wie: Verbundenheit, Familiär und Spaß. Dies sind gute Ansätze, aber es sollte nicht nur bei diesen Bezeichnungen bleiben, sondern durch Beispiele und Beweise belegt werden. Wichtig ist, dass du bei der Betrachtungsweise, sowohl die eigenen Vereinsmöglichkeiten als auch das Umfeld betrachtet. Der Fokus liegt nicht nur auf dem Verein, sondern auch auf die äußeren Faktoren. Um dir die richtigen Fragen an die Hand zu geben, hier ein paar Beispiele:

• Was ist bzw. lief/läuft gut?
• Worauf ist/sind der Verein/die Mitglieder stolz?
• Was macht den Verein besonders?
• Welche Werte machen deinen Verein aus?
• Welche Ressourcen/Ehrenamtlicher/Sponsoren sind von besonderer Bedeutung?
• Welche Gegebenheiten/Infrastruktur/Materialien sind von Vorteil?

Schwächen

Im Gegensatz zu den Stärken kommen die Schwächen am einfachsten über die Lippen. Jeder schaut oftmals auf die Punkte, die nicht vorhanden sind und die Verbesserungspotenzial haben. Das ist wichtig und auch gut so, aber grundsätzlich sollten der Blick immer optimistisch bleiben, da niemals alles gut laufen kann. Beachte bitte auch hier wieder die interne und externe Sichtweise auf deinen Verein. Beide Seiten sind wichtige Einflussfaktoren, die auf diesen Punkt Auswirkung haben kann. Um dir auch hier Fragestellungen an die Hand zu geben hier die Gedanken und Beispiele:

• Was ist bzw. lief/läuft nicht so gut?
• Was sind unsere größten Schwächen?
• Welche Störfaktoren behinderten uns?
• Was fehlt uns im Gegensatz zu Anderen?
• Welche Ressourcen/Ehrenamtlicher/Sponsoren fehlen?
• Welche Gegebenheiten/Infrastruktur/Materialien sind von Nachteil?

Chancen

Im dritten Bereich kommen nun die Ergebnisse der ersten beiden Bereiche hinein und die Erfahrung aus deiner Vereinsarbeit. Zusätzlich natürlich die bestehenden Rahmenbedingungen, die dir dabei helfen Potenziale zuerkennen oder herauszuarbeiten, die für deinen Verein bestehen. Um das zu unterstützen auch hier wieder Fragen und Beispiele:

• Welche Angebote laufen gut und sollten ausgebaut werden?
• Welche internen Faktoren (Mitglieder, Personal usw.) helfen deinen Vereinszielen?
• Welche externen Faktoren (Demographie, Infrastruktur usw.) haben einen positiven Einfluss auf deinen Verein?
• Welche Ressourcen/Partnerschaften/Materialien fördern die Vereinsziele?
• Welche Chancen bieten Trends?

Risiken

Der letzte Bereich ist natürlich das Gegenstück und muss natürlich analysiert werden. Risiken gilt es zu vermeiden oder nicht sichtbar zu gestalten, damit dein Verein nicht angreifbar ist. Es werden die gleichen Informationen genutzt, wie bei den Chancen. Auch hier natürlich Hilfestellungen für dich:

• Welche Angebote laufen schlecht und sollten auslaufen?
• Welche Konkurrenten könnten deinem Verein Mitglieder abwerben?
• Welche negativen Auswirkungen hat die Demografie/externe Umstände für deinen Verein?
• Welche Risiken sind mit den Trends für unseren Verein verbunden?
• Welche sonstigen Gefahren/Risiken lauern auf uns? (z.B. steigende Kosten, Gesetzesänderungen)

Praktische Umsetzung in den Vereinsalltag

Nachdem wir uns Inhalte und Details angeschaut haben, gilt es nun dieses Modell so einfach und effizient in den Vereinsalltag zu integrieren. Warum haben wir in der Einleitung erklärt. Du musst fundierte und richtige Vereinsentscheidungen auf Grundlage von Informationen treffen. Natürlich hast du viele Informationen selber zur Hand, weil du täglich im Vereinsgeschehen aktiv bist, aber es gilt, dass zu verifizieren und dabei hilft dir die SWOT-Analyse. Wie gehst du also strukturiert vor?

Stille Post mal anders

Es soll dich nicht viel Zeit kosten, aber wenn du dir 15 Minuten nimmst und die Matrix mit den bereitgestellten Fragen ausfüllst, dann hast du deinem Verein einen wirklichen Ehrendienst erteilt und einen Weltklasse Job abgeliefert. Wenn du stille Post kennst, dann weißt, du dass nun gilt die nächste Person im Verein anzusprechen und diese ebenfalls um 15 Minuten zu bitten. Im Vorfeld solltest du vielleicht die Personen definieren, die nacheinander an der Reihe sind, um auch hier klare Regeln festzulegen. Der Vorteil von dieser stillen Post ist, dass die Informationen durch die Dokumentation nicht verloren gehen, sondern nur ergänzt oder angepasst werden. Sobald alle beteiligten Personen an der Reihe waren, erhalten Alle das Ergebnis und machen einen gemeinsamen Abschlusstermin, um die Ergebnisse zu besprechen und diskutieren. Zeiteinsatz liegt hier bei 60 – 90 Minuten. Im Anschluss habt ihr eine allumfassende SWOT-Analyse, die euch weiterhelfen wird weitere Entscheidungen zu treffen. Klingt das machbar?

Alternativ kannst du natürlich auch Mini-Workshops durchführen oder eine Vorlage zur Diskussion in die Vorstandssitzung/Mitgliederversammlung einbauen, um Ergänzungen oder Anpassungen zu erhalten. Grundlage ist aber immer deine 15 Minuten Invest, sodass etwas sichtbares vorhanden ist.

„Auch der weiteste Weg beginnt mit einem ersten Schritt.“

Zitat: Laozi

Fazit

Zwischen Verstehen und Umsetzen, besteht oftmals eine große Hürde. Dieser Artikel soll dir helfen, dass du in die Umsetzung kommst. Löse nicht nur Probleme, sondern schaffe Grundlagen, die dir wirklich helfen deinen Verein zukunftsorientiert aufzustellen. Es ist wichtig, dass du anfängst deine Vereinszeit so zu gestalten, dass du auch immer Fundamente setzt. Die SWOT-Analyse gehört zu einem wichtigen Grundelement und sollte wenigsten einmal im Verein angewendet worden sein. Viel Spaß bei der Umsetzung und vielleicht schaust du auch mal bei unserer Vereinssoftware rein.