Verein Fahrtkostenerstattung: Regeln & Tipps 2026

Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Verein entstandene Fahrtkosten und Auslagen seiner Mitglieder ausgleichen kann. Ob pauschale Fahrtkostenerstattung, steuerfreie Aufwandsentschädigung oder Kilometergeld für Ehrenamtliche: In diesem Artikel erklären wir, welche Regelungen gelten und wann welche Art der Erstattung sinnvoll ist.

Fahrtkostenerstattung im Verein

Fahrtkosten im Vereinskontext können entweder pauschal oder belegbasiert ersetzt werden. Häufig erfolgt die Erstattung pauschal in Form einer Kilometerpauschale, wenn ehrenamtlich tätige Personen mit dem privaten Pkw im Auftrag oder Interesse des Vereins unterwegs sind. Die Pauschale dient dem Ausgleich der tatsächlich entstehenden Kosten und muss den realistischen Aufwand widerspiegeln.

Werden öffentliche Verkehrsmittel genutzt, können die Fahrtkosten im Rahmen des Auslagenersatzes ersetzt werden. In diesen Fällen ist ein Nachweis durch Tickets oder Rechnungen erforderlich. Erstattet werden ausschließlich Fahrten mit direktem Vereinsbezug.

Für Vorstandsmitglieder gilt: Auch wenn die Vorstandstätigkeit grundsätzlich unentgeltlich ist, besteht Anspruch auf Ersatz von Fahrtkosten, sofern diese im Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit entstehen. Die Erstattung darf dabei ausschließlich den Aufwand ausgleichen und keine Vergütung der Tätigkeit darstellen.

Damit Fahrtkosten und Auslagen im Vereinsalltag korrekt, transparent und rechtssicher abgerechnet werden, ist eine strukturierte Organisation unerlässlich. campai unterstützt Vereine dabei, Erstattungen übersichtlich zu verwalten, Zahlungen nachvollziehbar zu dokumentieren und die Vereinsbuchhaltung effizient zu entlasten.

Kilometerpauschale: Fahrtkosten steuerfrei erstatten

Für Fahrten mit dem privaten Pkw im Auftrag oder Interesse eines Vereins können Ehrenamtliche einen steuerfreien Auslagenersatz in Form einer Kilometerpauschale erhalten, sofern kein Arbeits- oder Dienstverhältnis zum Verein besteht.

Grundsätzlich gilt:
Vereine sind nicht verpflichtet, die Sätze des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) anzuwenden. Sie können sich jedoch an diesen Sätzen orientieren, sofern die Erstattung ausschließlich den tatsächlich entstandenen Aufwand abdeckt und keine Vergütung darstellt.

Aktuell sehen die BRKG-Sätze für Dienstreisen vor:

• 0,35 Euro pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer
• 0,38 Euro pro Kilometer für jeden weiteren Kilometer

Alternativ können Vereine auch eine niedrigere Kilometerpauschale festlegen, etwa in Anlehnung an die steuerliche Werbungskostenpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer. Entscheidend ist, dass die Regelung einheitlich, transparent und satzungskonform angewendet wird.

Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ist bei pauschaler Erstattung nicht erforderlich. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit empfiehlt sich jedoch eine einfache Dokumentation der Fahrten (Datum, Strecke, Anlass).

Abrechnung anderer Verkehrsmittel

Werden öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn, Bus oder Taxi genutzt, können die Fahrtkosten gegen Vorlage von Tickets oder Rechnungen ersetzt werden. In diesen Fällen handelt es sich um einen klassischen Auslagenersatz.

Wichtig: Ehrenamtlich tätige Personen stehen in der Regel in keinem Arbeitsverhältnis zum Verein. Dies gilt auch dann, wenn für ihre Tätigkeit Zahlungen wie die Ehrenamtspauschale oder der Übungsleiterfreibetrag geleistet werden, sofern diese im gesetzlichen Rahmen bleiben und keine arbeitsvertraglichen Strukturen bestehen.

Hintergrund ist, dass ehrenamtliche Tätigkeiten typischerweise nicht zur Erzielung eines Erwerbseinkommens, sondern aus ideellen oder gemeinnützigen Gründen ausgeübt werden. Entsprechende Zahlungen dienen daher nicht der Vergütung einer Arbeitsleistung, sondern dem pauschalen Ausgleich von Aufwendungen oder besonderen Belastungen.

Für Vereine bedeutet dies, dass auch regelmäßige Fahrten zu Trainings, Sitzungen oder Einsatzorten als Auslagen ersetzt werden können, ohne dass dadurch automatisch ein Arbeitsverhältnis begründet oder steuerpflichtiger Arbeitslohn entsteht.

Wann der Vorstand Anspruch auf Auslagenersatz hat

Sofern die Satzung nichts anderes bestimmt, üben Vorstandsmitglieder ihre Tätigkeit grundsätzlich unentgeltlich aus. Ein Anspruch auf eine Vergütung für Arbeits- oder Zeitaufwand besteht daher nicht. Fahrtkosten und andere im Vereinsinteresse entstandene Auslagen können jedoch ersetzt werden.

Der Auslagenersatz bezieht sich ausschließlich auf tatsächlich entstandene Kosten, etwa für Fahrten zu Sitzungen oder Veranstaltungen. In diesem Punkt sind Vorstandsmitglieder anderen ehrenamtlich Tätigen gleichgestellt. Eine Vergütung der Vorstandstätigkeit selbst ist damit nicht verbunden.

Übt ein Vorstandsmitglied zusätzlich eine weitere Funktion im Verein aus, etwa als Trainer oder Übungsleiter, kann für diese Tätigkeit eine gesonderte Vergütung oder Pauschale gezahlt werden. Diese muss jedoch klar von der Vorstandstätigkeit getrennt sein. Die Vorstandstätigkeit bleibt nach dem Gebot der Selbstlosigkeit (§ 55 AO) unentgeltlich.

Zur Absicherung empfiehlt es sich, Fahrtkosten und Auslagen nachvollziehbar zu dokumentieren, etwa durch Belege oder einfache Fahrtenaufzeichnungen.

Verpflegungspauschalen bei Vereinsreisen

Bei längeren Reisen im Auftrag des Vereins können Ehrenamtliche unter bestimmten Voraussetzungen eine steuerfreie Verpflegungspauschale für Mehraufwendungen erhalten. Maßgeblich sind dabei die steuerlichen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen.

Die Pauschalen betragen derzeit:

• 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden an einem Kalendertag
• 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden (volle Kalendertage)
• 14 Euro jeweils für den An- und Abreisetag, unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer

Voraussetzung ist, dass die Reise im unmittelbaren Interesse des Vereins erfolgt und die Verpflegungskosten nicht bereits anderweitig erstattet oder übernommen wurden (z. B. durch Hotelverpflegung).

Auch hier gilt: Die Pauschalen dienen ausschließlich dem Ausgleich von Mehraufwendungen und stellen keine Vergütung der ehrenamtlichen Tätigkeit dar.

Fazit

Fahrtkostenerstattungen und der Ersatz von Auslagen sind ein wichtiger Bestandteil der Vereinsarbeit und tragen wesentlich zur Wertschätzung ehrenamtlichen Engagements bei. Ob Kilometerpauschale, Auslagenersatz für öffentliche Verkehrsmittel oder Verpflegungspauschalen bei Vereinsreisen, Vereine haben verschiedene Möglichkeiten, entstandene Kosten korrekt und steuerlich anerkannt zu erstatten. Voraussetzung ist stets, dass die Aufwendungen im Interesse des Vereins entstehen und nicht als Vergütung der Tätigkeit zu verstehen sind.

Damit Erstattungen rechtssicher erfolgen und die Gemeinnützigkeit des Vereins nicht gefährdet wird, ist es entscheidend, die geltenden gesetzlichen Grundlagen zu kennen und konsequent einzuhalten. Eine transparente Dokumentation, klare interne Regelungen und eine saubere Abrechnungspraxis sind dabei unerlässlich. Eine digitale Vereinssoftware kann Vereine zusätzlich dabei unterstützen, Fahrtkosten und Auslagen übersichtlich zu verwalten, Zahlungen nachvollziehbar zu dokumentieren und die Vereinsbuchhaltung nachhaltig zu entlasten.

Häufig gestellte Fragen zur Fahrtkostenerstattung im Verein

Was ist der Unterschied zwischen Aufwandsentschädigung und Auslagenersatz im Verein?

Die Aufwandsentschädigung ist eine pauschale Zahlung mit der ehrenamtliche Tätigkeiten oder damit verbundene Aufwendungen abgegolten werden. Der Auslagenersatz hingegen ersetzt ausschließlich tatsächlich entstandene Kosten, zum Beispiel für Fahrten, Materialkäufe oder Tickets, und basiert auf § 670 BGB. Beim Auslagenersatz müssen die Kosten grundsätzlich nachgewiesen werden.

Können Vereine Fahrtkosten steuerfrei erstatten?

Ja, Vereine können Fahrtkosten steuerfrei erstatten, wenn diese im Zusammenhang mit einer ehrenamtlichen Tätigkeit stehen. Für Fahrten mit dem privaten Pkw kann eine Kilometerpauschale angesetzt werden. Diese wird von der Finanzverwaltung anerkannt, sofern die Erstattung den tatsächlichen Aufwand nicht übersteigt.

Welche Kilometerpauschale gilt für Ehrenamtliche im Verein?

Für Fahrten mit dem privaten Pkw können Vereine entweder die allgemeine steuerliche Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer oder die Sätze des Bundesreisekostengesetzes (0,35 Euro für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro für jeden weiteren Kilometer) anwenden, sofern sie sich daran orientieren und dies einheitlich handhaben.

Hat der Vereinsvorstand Anspruch auf Fahrtkostenerstattung?

Ja, Vorstandsmitglieder haben grundsätzlich Anspruch auf den Ersatz ihrer tatsächlich entstandenen Fahrtkosten, auch wenn ihre Vorstandstätigkeit selbst unentgeltlich ist. Eine Vergütung für den Arbeits- oder Zeitaufwand des Vorstands ist jedoch nur zulässig, wenn dies ausdrücklich in der Satzung geregelt ist. Fahrtkosten zählen dabei zum Auslagenersatz, nicht zur Vergütung.

Müssen Fahrtkosten und Auslagen immer mit Belegen nachgewiesen werden?

Beim Auslagenersatz sind Belege wie Rechnungen, Quittungen oder Tickets erforderlich. Bei pauschalen Aufwandsentschädigungen oder Kilometerpauschalen ist ein Einzelnachweis nicht zwingend notwendig, solange die Erstattung den tatsächlichen Aufwand nicht offensichtlich übersteigt. Aus Gründen der Rechtssicherheit wird jedoch empfohlen, entsprechende Nachweise aufzubewahren.

Disclaimer: Die in diesem Artikel bereitgestellten Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Trotz sorgfältiger Recherche kann keine Gewähr für die Aktualität, Vollständigkeit oder individuelle Anwendbarkeit der Inhalte übernommen werden. Maßgeblich sind stets die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen, Verwaltungsanweisungen und die individuelle Vereinssatzung. Im Zweifel empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater, Rechtsanwalt oder dem zuständigen Finanzamt.