Verein Fahrtkostenerstattung: Regeln & Tipps 2026

Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Verein entstandene Fahrtkosten und Auslagen seiner Mitglieder ausgleichen kann. Ob pauschale Fahrtkostenerstattung, steuerfreie Aufwandsentschädigung oder Kilometergeld für Ehrenamtliche: In diesem Artikel erklären wir, welche Regelungen gelten und wann welche Art der Erstattung sinnvoll ist.

Fahrtkostenerstattung im Verein

Fahrtkosten im Vereinskontext können entweder pauschal oder belegbasiert ersetzt werden. Häufig erfolgt die Erstattung pauschal in Form einer Kilometerpauschale, wenn ehrenamtlich tätige Personen mit dem privaten Pkw im Auftrag oder Interesse des Vereins unterwegs sind. Die Pauschale dient dem Ausgleich der tatsächlich entstehenden Kosten und muss den realistischen Aufwand widerspiegeln.

Werden öffentliche Verkehrsmittel genutzt, können die Fahrtkosten im Rahmen des Auslagenersatzes ersetzt werden. In diesen Fällen ist ein Nachweis durch Tickets oder Rechnungen erforderlich. Erstattet werden ausschließlich Fahrten mit direktem Vereinsbezug.

Für Vorstandsmitglieder gilt: Auch wenn die Vorstandstätigkeit grundsätzlich unentgeltlich ist, besteht Anspruch auf Ersatz von Fahrtkosten, sofern diese im Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit entstehen. Die Erstattung darf dabei ausschließlich den Aufwand ausgleichen und keine Vergütung der Tätigkeit darstellen.

Damit Fahrtkosten und Auslagen im Vereinsalltag korrekt, transparent und rechtssicher abgerechnet werden, ist eine strukturierte Organisation unerlässlich. campai unterstützt Vereine dabei, Erstattungen übersichtlich zu verwalten, Zahlungen nachvollziehbar zu dokumentieren und die Vereinsbuchhaltung effizient zu entlasten.

Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Pkw

Der tatsächliche Kostenaufwand lässt sich nicht immer direkt durch Belege nachweisen. Werden öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn, Bus, Flugzeug, Fähre oder Taxi genutzt, können die Fahrtkosten in der Regel durch Tickets, Rechnungen oder Quittungen belegt und im Rahmen des Auslagenersatzes ersetzt werden.

Anders verhält es sich bei Fahrten, die im Auftrag des Vereins mit dem privaten Pkw durchgeführt werden. In diesen Fällen ist ein Einzelnachweis der tatsächlichen Kosten meist nicht praktikabel. Daher können Vereine Fahrtkosten pauschal und steuerfrei erstatten.

Hierfür gilt das amtliche Kilometergeld von bis zu 0,42 Euro pro gefahrenem Kilometer, das von der österreichischen Finanzverwaltung anerkannt wird. Diese Pauschale deckt neben den Kraftstoffkosten auch den allgemeinen Verschleiß des Fahrzeugs ab. Voraussetzung ist, dass die Fahrt im Auftrag oder im Interesse des Vereins erfolgt und kein Dienstverhältnis zwischen dem Verein und der ehrenamtlich tätigen Person besteht.

Die rechtliche Grundlage für diese Form der Fahrtkostenerstattung ergibt sich aus dem österreichischen Einkommensteuerrecht sowie aus dem Anspruch auf Auslagenersatz gemäß § 1014 ABGB. Eine pauschale Erstattung der Fahrtkosten gilt dabei nicht als Arbeitslohn, sondern als Ausgleich tatsächlich entstandener Aufwendungen.

Für Vereine bedeutet dies: Auch regelmäßige Fahrten zu Trainings, Sitzungen oder Veranstaltungen können steuerfrei ersetzt werden, ohne dass dadurch ein Arbeitsverhältnis begründet wird. Zur besseren Nachvollziehbarkeit empfiehlt es sich dennoch, die Fahrten intern zu dokumentieren, etwa durch einfache Fahrtenlisten oder Abrechnungsübersichten.

Wichtig: Ehrenamtlich tätige Personen stehen in Österreich grundsätzlich in keinem Arbeits- oder Dienstverhältnis zum Verein. Dies gilt auch dann, wenn der Verein einen Kosten- oder Aufwandsersatz leistet, etwa für Fahrtkosten oder andere im Vereinsinteresse entstandene Auslagen.

Hintergrund ist, dass ehrenamtliche Tätigkeiten nicht zur Erzielung eines Einkommens ausgeübt werden, sondern aus ideellen Motiven wie Engagement, Überzeugung oder Vereinsverbundenheit. Erstattete Beträge gelten daher nicht als Entgelt, sondern als Ausgleich tatsächlich entstandener Aufwendungen, sofern sie den realen Aufwand nicht übersteigen.

Für Vereine bedeutet dies, dass auch regelmäßige Fahrten zu Trainings, Sitzungen oder Veranstaltungen ersetzt werden können, ohne dass dadurch ein Dienstverhältnis begründet oder ein lohnsteuerpflichtiges Einkommen ausgelöst wird.

Wann der Vorstand eines Vereins Anspruch auf Auslagenersatz hat

Sofern in den Vereinsstatuten nichts anderes geregelt ist, üben Vorstandsmitglieder ihre Funktion in österreichischen Vereinen grundsätzlich ehrenamtlich aus. Ein Anspruch auf eine Vergütung für den Arbeits- oder Zeitaufwand des Vorstands besteht daher in der Regel nicht. Anders verhält es sich jedoch bei Auslagen, die im Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit entstehen.

Werden Fahrten, Einkäufe oder andere Aufwendungen im Auftrag oder im Interesse des Vereins getätigt, haben Vorstandsmitglieder Anspruch auf Auslagenersatz gemäß § 1014 ABGB. Der finanzielle Ausgleich bezieht sich dabei ausschließlich auf die tatsächlich entstandenen Kosten und nicht auf die Vorstandstätigkeit selbst. Vorstandsmitglieder haben damit grundsätzlich das gleiche Recht auf Fahrtkostenerstattung oder Kostenersatz wie andere ehrenamtlich tätige Vereinsmitglieder.

Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit wird empfohlen, Belege wie Rechnungen, Tickets oder einfache Fahrtenaufzeichnungen aufzubewahren. Ein zwingender Einzelnachweis ist jedoch nicht erforderlich, wenn pauschale Erstattungen – etwa das amtliche Kilometergeld – den tatsächlichen Aufwand nicht übersteigen.

Beispiel:
Eine Vorstandssitzung findet statt und ein Vorstandsmitglied reist mit dem eigenen Pkw an. Die dabei entstehenden Fahrtkosten können vom Verein ersetzt werden. Übt das Vorstandsmitglied zusätzlich eine weitere Funktion im Verein aus, etwa als Trainer oder Übungsleiter, kann für diese separate Tätigkeit unter Umständen eine Vergütung oder ein pauschaler Aufwandsersatz vorgesehen sein, jedoch ausschließlich für diese Funktion. Die Vorstandstätigkeit selbst bleibt davon unberührt.

Gerade diese Abgrenzung ist wichtig:
Fahrten im Zusammenhang mit der Vorstandstätigkeit berechtigen nur zum Auslagenersatz, nicht zu einer Vergütung für Arbeits- oder Zeitaufwand. Erfolgt im Anschluss an eine Vorstandssitzung beispielsweise ein Training in der Rolle als Trainer, kann für diese Tätigkeit eine gesonderte Entschädigung zulässig sein. Beide Bereiche müssen daher klar getrennt und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Verpflegung bei Reisen für den Verein

Dauert eine Reise im Auftrag des Vereins länger, können Verpflegungsmehraufwendungen pauschal ersetzt werden. In Österreich gelten dafür steuerlich anerkannte Tages- und Nächtigungsgelder, die auch im Vereins- und Ehrenamtsbereich Anwendung finden, sofern kein Dienstverhältnis besteht und die Reise im Interesse des Vereins erfolgt.

Für Inlandsreisen können folgende Pauschalen angesetzt werden:

• Tagesgeld: bis zu 30,00 Euro pro Kalendertag, wenn die Reise länger als 3 Stunden dauert
• Nächtigungsgeld: bis zu 17,00 Euro pro Nacht, sofern keine tatsächlichen Übernachtungskosten ersetzt werden

Das Tagesgeld kann auch anteilig gewährt werden, wenn die Reise kürzer als ein voller Kalendertag ist. Voraussetzung ist, dass ein tatsächlicher Mehraufwand für Verpflegung entsteht, etwa durch längere Abwesenheit vom Wohnort.

Alternativ können anstelle der Pauschalen auch tatsächlich angefallene Verpflegungskosten ersetzt werden, sofern diese durch Belege nachgewiesen werden. Eine doppelte Erstattung (Pauschale und Beleg) ist jedoch nicht zulässig.

Fazit

Die korrekte Erstattung von Fahrtkosten, Aufwendungen und Auslagen ist für Vereine in Österreich ein sensibles, aber gut regelbares Thema. Ob Kilometerpauschale, Auslagenersatz oder pauschale Aufwandsentschädigung – entscheidend ist, dass Zahlungen transparent, zweckgebunden und nachvollziehbar erfolgen. Werden die gesetzlichen Rahmenbedingungen eingehalten, können Vereine ihre ehrenamtlich tätigen Mitglieder fair entlasten, ohne steuerliche Risiken einzugehen oder unbeabsichtigt ein Dienstverhältnis zu begründen.

Gerade bei regelmäßigen Fahrten, Vorstandsaufgaben oder vereinsbedingten Reisen empfiehlt sich eine klare interne Regelung sowie eine strukturierte Dokumentation. Digitale Vereinslösungen wie campai unterstützen dabei, Abrechnungen übersichtlich zu organisieren, Belege zentral zu verwalten und die Buchhaltung nachhaltig zu entlasten. So schaffen Vereine Rechtssicherheit und stärken gleichzeitig das Engagement ihrer Mitglieder.

Häufig gestellte Fragen zu Fahrtkosten und Aufwandsersatz im Verein

Welche Zahlungen gelten im Verein als steuerfrei?

Steuerfrei sind insbesondere Auslagenersatz (z. B. Fahrtkosten, Tickets, Materialkäufe) sowie das amtliche Kilometergeld bis zu 0,42 € pro Kilometer, sofern die Kosten im Vereinsinteresse entstehen und kein Dienstverhältnis besteht.

Muss eine Fahrt vorab vom Verein genehmigt werden?

Eine formale Genehmigung ist gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, wird aber dringend empfohlen. Idealerweise sind Fahrten durch Vorstandsbeschlüsse, Vereinsstatuten oder interne Richtlinien abgedeckt, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.

Können auch regelmäßige Fahrten ersetzt werden?

Ja. Auch regelmäßig wiederkehrende Fahrten, etwa zu Trainings, Sitzungen oder Veranstaltungen, können ersetzt werden, solange sie im Vereinsinteresse erfolgen und die Erstattung den tatsächlichen Aufwand nicht übersteigt.

Was passiert, wenn zu hohe Pauschalen ausgezahlt werden?

Übersteigen pauschale Zahlungen den realistischen Aufwand, kann der überschießende Betrag als steuerpflichtiges Einkommen gewertet werden. Im schlimmsten Fall drohen Nachzahlungen oder eine Prüfung durch das Finanzamt.

Ist eine digitale Dokumentation ausreichend?

Ja. Digitale Fahrtenlisten, Beleguploads oder Abrechnungsübersichten sind zulässig und werden von der Finanzverwaltung anerkannt, sofern sie vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher geführt werden.